L’adoption d’un syndic de copropriété n’est absolument pas une tâche facile. La belle preuve, c’est qu’il y a moins de 25 % de Français qui sont réellement satisfaits de leur syndic. Les causes de cette insatisfaction sont légion. Du coup, il convient d’adopter un nouveau syndic de copropriété.
Quels sont les critères à prendre en compte pour faire un bon choix ? Poursuivez la lecture de cet article pour avoir quelques conseils.
Syndic de copropriété : qu’est ce que cela signifie ?
La loi définit le syndic de copropriété comme un individu physique ou moral qui est chargé de gérer la copropriété ainsi que les finances. Par ailleurs, le syndic de copropriété est également par définition le délégué réglementaire du syndicat des copropriétaires. Rappelez-vous que ce dernier rassemble l’ensemble des copropriétaires et il est édifié sans aucune formalité à la création de la copropriété.
L’activité du syndic de copropriété est régie par la loi Hoguet du 2 janvier 1970 et par le décret d’application du 20 juillet 1972.
Quel est le rôle du syndic de copropriété ?
Le syndic de copropriété est un vrai chef d’orchestre. En effet, il doit se charger de l’administration des parties communes de l’immeuble. Il s’agit entre autres des réparations et entretiens, des travaux d’extrême urgence, etc. Aussi, il doit assurer la représentation de tous les copropriétaires afin de défendre leurs intérêts collectifs.
Il est recommandé de faire appel à un expert pour la gestion de votre copropriété, car il détient des compétences juridiques ainsi que des connaissances techniques de l’immeuble. Cela vous offre des garanties de bonnes gestions financière et administrative. Le professionnel doit faire respecter les dispositions du règlement de copropriété, tenir la comptabilité, établir le budget, convoquer l’assemblée générale et faire honorer les décisions qui y ont été adoptées.
Quelles sont les missions du syndic de copropriété ?
La totalité des obligations du syndic de copropriété c’est-à-dire de l’administration de la copropriété et des parties communes est régie par l’article 18 de la loi de 1965. Souvenez-vous que c’est le règlement de copropriété qui classe les parties communes ainsi que les parties privatives de l’immeuble. De ce fait, le syndic de copropriété a plusieurs missions. Premièrement, il se charge de la gestion de l’administration de la copropriété. Ainsi, il s’occupe de :
- l’immatriculation de la copropriété et la mise au point annuelle des données budgétaires auprès du Registre National des Copropriétés (RNC) ;
- la tenue et la convocation d’une assemblée générale ordinaire chaque année ;
- la gérance des changements dans le bâtiment, etc.
Deuxièmement, il est chargé de la gestion financière de la copropriété. À ce titre, il s’occupe de :
- la préparation et l’acceptation du budget prévisionnel par les copropriétaires ;
- la mise à jour de la comptabilité ;
- de l’ouverture d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, etc.
Troisièmement, il est chargé de l’excellente tenue de l’immeuble. À cet effet, il gère :
- le maintien de la propreté dans les endroits communs du bâtiment ;
- le suivi des travaux commencé par la copropriété, etc.
Comme vous pouvez le remarquer, les missions du syndic de copropriété sont nombreuses. C’est pour cela qu’il est important de faire le choix d’une personne pouvant bien remplir et honorer tous ces engagements.
Quelques critères pour choisir un syndic de copropriété
Le choix d’un syndic de copropriété nécessite la prise en compte d’une pléthore d’éléments. Vous devez par exemple tenir compte des besoins de la copropriété, adopter un interlocuteur unique, vous assurer que le syndic est réactif et rapidement joignable, etc.
Tenez compte des besoins de la copropriété
Habituellement, un syndic de copropriété dispose de la capacité nécessaire pour gérer entre 30 et 40 copropriétés. Il est donc important de vous assurer que les syndics que vous trouvez sont en mesure de gérer la vôtre. Notez qu’une fois ses vraies capacités dépassées, il lui sera complexe d’assurer une excellente gestion de toutes les copropriétés, ce qui se fait sentir sur la vie de celle-ci.
Si vous disposez d’une copropriété assez vaste avec plusieurs bâtiments ou lots, il est recommandé de choisir un gros cabinet. Ce dernier aura beaucoup plus d’aisance à gérer le travail nécessaire. Par contre, si elle est d’une taille plus raisonnable et modeste, vous pouvez donc adopter une structure moindre.
Optez pour un interlocuteur unique
Pour un choix parfait d’un syndic de copropriété, vous devez opter pour un seul interlocuteur. En effet, un gestionnaire consacré à la copropriété est nécessaire afin de remplir la continuité de la gérance du bâtiment, le suivi des travaux ou la communication avec les copropriétaires. Au moment du choix, il faudra alors vous assurer de sa proximité ainsi que de sa disponibilité pour aller sur le terrain ou disposer d’un relais dans l’immeuble.
De même, il doit pouvoir répondre assez vite aux attentes des copropriétaires, mais également anticiper les embarras. Le choix d’un nouveau syndic doit favoriser l’optimisation de ce lien. Le nouvel acteur doit proposer un site pour la diffusion des informations entre lui, le conseil syndical et le syndicat des copropriétaires.
Assurez-vous que le syndic est joignable et réactif
Bien avant d’opter pour un syndic de copropriété, vous devez vous assurer qu’il soit joignable et réactif. En effet, il n’est pas rare de voir certains possesseurs se plaindre du manque de réactivité de leur syndic alors que celui-ci se prononce volontiers sur son outil de travail. Il est pourtant primordial qu’un message ne reste pas 48 heures sans retour.
Il faut donc que le syndicat des copropriétaires contrôle la quantité de copropriété que le nouveau syndic gère ainsi que leur taille. Ensuite, il doit s’assurer que le décalage horaire est assez large pour pouvoir le joindre au téléphone.
N’hésitez pas à faire jouer la concurrence
La concurrence est un point clé dans le choix d’un syndic de copropriété. Vous ne devez pas hésiter à mettre en concurrence les divers syndics présents dans votre ville. Vous établirez succinctement les services qu’ils offrent de même que leur montant et vous ferez une comparaison. Ensuite, vous pouvez encore discuter du coût avec celui que vous aurez choisi, si vous avez l’impression que sa prestation est facturée à un montant exorbitant.
Examinez correctement les clauses du contrat
Lorsque vous optez pour un syndic de copropriété, celui-ci vous présente un contrat. Avant de donner votre accord, il faudra le lire correctement. Les clauses contenues dans le contrat doivent être régies par la loi. Aussi, elles doivent être réglementées par le décret du 26 mars 2015, mais les plus malhonnêtes s’en affranchissent. Assurez-vous de retrouver toutes les prestations dans le forfait de base. Il s’agit entre autres :
- des visites de la copropriété ;
- de la tenue de l’assemblée générale ;
- de la gestion des sinistres ;
- des coûts de reprographie et la somme des frais administratifs.
Si vous ne retrouvez pas ces prestations dans le contrat, vous êtes libre de le refuser. Dans le cas contraire, ce sera à vos risques et périls.
Adoptez un syndic qui agit dans l’intérêt de la copropriété
L’adoption d’un syndic qui agit dans l’intérêt de la copropriété est primordiale. En effet, celui-ci doit exprimer sa volonté de diminuer les charges courantes, en constant accroissement tous les ans et de choisir des prestataires de qualité. Il pourra négocier des coûts attractifs avec ces derniers afin d’entretenir l’immeuble et assurer les travaux engagés.
À titre illustratif, il se fera une bonne notoriété s’il procède à la relance pour impayés par téléphone plutôt que par courrier, une alternative qui s’avère moins onéreuse, mais très efficace.
Privilégiez les outils digitaux pour la dématérialisation des documents
Prioriser les outils digitaux pour la dématérialisation des documents constitue aussi un point important pour le choix d’un syndic de copropriété. En effet, un syndic qui se base sur l’extranet efficace sera en mesure de diffuser efficacement la totalité des documents en rapport avec la gestion et l’administration de bâtiment.
Il s’agit entre autres : des convocations en ligne, l’envoi des PV d’assemblée générale par courrier électronique, l’archivage des documents comptables, des devis, des contrats, des appels d’offres, etc. Il est question ici d’une transparence qui rend plus facile le contrôle des copropriétaires. Vous êtes alors libre de lui exiger une démonstration de l’extranet afin de juger de sa performance.
Traquez les excédents
La loi du 26 mars 2015 en application de la loi ALUR régit les pratiques des syndics de copropriété. Cependant, le syndicat de copropriété peut scruter le contrat proposé afin d’appréhender les prestations qu’il y a dans son forfait annuel et celles qui n’y figurent pas. Il y a des syndics qui facturent à un grand coût quelques suppléments tels que les montants d’envoi, les mutations ou les états datés, etc.
Bien qu’il soit parfois délivré gracieusement, l’état daté peut en effet coûter pas moins de 1300 euros en fonction des syndics. Pourtant, un décret du 21 février 2020 en vigueur depuis le 1er juin place le coût de cette prestation à moins de 385 euros toutes taxes confondues. En outre, il est question de la mutation d’un lot ou de plusieurs lots pour la même modification, donc il n’a pas le droit d’augmenter les facturations.
Prisez les services en addition
Les services en addition sont très importants dans le choix d’un syndic de copropriété. En effet, quelques-uns d’entre eux se démarquent par la proposition à leurs clients des services additionnels très importants qui répondent aux besoins des copropriétés. Il peut être question d’un service de conciergerie, un service de garde d’enfant ou d’animal domestique, etc.
En fonction de l’environnement ou du profil des habitants, ce type de prestation peut être pertinent et marquer la différence à condition que tout le monde y trouve son compte.
Veillez au rapport qualité-prix
Le rapport qualité-prix est aussi très important dans l’adoption d’un syndic de copropriété. En effet, vous avez la possibilité de confronter les coûts pratiqués par les syndics. Cependant, notez que leurs honoraires évoluent en fonction de la quantité de lots à gérer, de ses équipements, du nombre d’agents sur place et autres. Il sera alors nécessaire de tenir compte de la qualité de leurs services.
Il s’agit entre autres de la disponibilité, de l’attention, de la réactivité, de la gestion des charges optimisée, de la transparence de la comptabilité, de la rigueur, etc.
Assurez-vous de la capacité financière du syndic
Vous voulez adopter un syndic de copropriété ? Assurez-vous qu’il dispose d’une bonne capacité financière. En effet, sachez que si votre syndic fait faillite à un moment ou à un autre, il doit restituer les fonds de la copropriété. C’est à ce moment que sa capacité financière doit être assez suffisante. Dans le cas contraire, il éprouvera beaucoup de difficultés à s’acquitter.
Il sera aussi nécessaire de vous assurer que celui-ci détient bien l’assurance responsabilité civile professionnelle qui est juridiquement obligatoire.
Adoptez un syndic de copropriété adéquat
Pour le choix d’un syndic de copropriété, vous devez opter pour le plus adéquat. En fonction de la taille de la copropriété, l’adoption du type de syndic limitera les frais. À titre illustratif, une pléthore de choix est possible au sein d’une petite copropriété. D’abord, un syndic bénévole qui est assuré par un professionnel qui facturera des honoraires ou un syndic non professionnel se chargeront ensemble de la gestion et l’administration du bâtiment.
Il n’y a que leurs coûts qui leur seront remboursés. Toutefois, il faudra déceler des volontaires qui disposent du temps et l’envie de s’investir dans le suivi des dossiers en cours. Ensuite, un syndic en ligne qui est peu onéreux qu’un syndic classique remplit les missions d’un syndic professionnel, mais à distance. Cela implique alors la participation de tous sur le terrain ou tout au moins du conseil syndical.
L’avantage est que ce type d’alternative est sans engagement de durée. De même, il existe une application qui permet de suivre la gestion du bâtiment. Enfin, vous pouvez toujours opter pour un petit syndic classique, à taille humaine avec un portefeuille restreint.
Somme toute, il n’est vraiment pas facile de se lancer dans le choix d’un syndic de copropriété. Cela demande assez d’attention. Toutefois, si vous respectez les différents conseils qui ont été procurés, vous y parviendrez aisément.